1.Descriere
1.1.Generalităţi
În contractul cadru privind condiţiile acordării asistenţei medicale în cadrul sistemului de asigurări medicale de sănătate pentru anii 2016-2017 au fost introduse prevederi privind coplata, care se încasează pentru serviciile medicale acordate în regim de spitalizare continuă, în secţiile/compartimentele cu paturi din unităţile sanitare cu paturi aflate în relaţii contractuale cu casele de asigurări de sănătate, precum și pentru serviciile medicale de recuperare, medicină fizică și balneologie.
Furnizorii de servicii medicale de recuperare, medicină fizică şi balneologie încasează de la asiguraţi suma corespunzătoare coplăţii pentru serviciile de recuperare, medicină fizică şi balneologie – serii de proceduri din pachetul de servicii de bază de care au beneficiat asiguraţii, pe seria de proceduri; nivelul minim al coplăţii este de 5 lei pe seria de proceduri, iar nivelul maxim este de 10 lei pe seria de proceduri. Valoarea coplăţii este stabilită de fiecare furnizor pe bază de criterii proprii.
Excepţie fac:
serviciile medicale spitaliceşti acordate în secţiile/compartimentele de îngrijiri paleative;
internările obligatorii pentru bolnavii psihici prevăzuţi la art.105, 113 şi 114 din Codul penal şi cele dispuse prin ordonanţa procurorului pe timpul judecării sau urmăririi penale;
serviciile acordate pacienţilor care necesită asistenţă medicale spitalicească de lungă durată (ani) 360 zile;
serviciile acordate pacienţilor pentru care criteriul de internare este urgenţa.
Totodată, în conformitate cu prevederile art. 225 din Legea nr.95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sunt exceptate de la coplată următoarele categorii de persoane:
copiii până la vârsta de 18 ani, tinerii între 18 ani şi 26 de ani, dacă sunt elevi, absolvenţi de liceu, până la începerea anului universitar, dar nu mai mult de 3 luni, ucenicii sau studenţii, dacă nu realizează venituri din muncă;
bolnavii cu afecţiuni incluse în programele naţionale de sănătate stabilite de M.S., pentru serviciile medicale aferente bolii de bază a respectivei afecţiuni, dacă nu realizează venituri din muncă, pensie sau din alte surse;
persoanele fizice cu venituri lunare numai din pensii al căror cuantum este de până la valoarea, întregită prin rotunjire în plus la un leu, a unui punct de pensie stabilit pentru anul fiscal respective. Pentru primele 2 luni ale anului 2017 valoarea unui punct de pensie este de 917,50 lei, deci pentru pensii de până la 918 lei nu se încasează coplată (OUG 99/2016).
toate femeile însărcinate şi lăuzele, pentru servicii medicale legate de evoluţia sarcinii, iar cele care nu au nici un venit sau au venituri sub salariul de bază minim brut pe ţară, pentru toate serviciile medicale.
Potrivit Normelor metodologice de aplicare a Contractului Cadru pentru anul 2016, spitalele încasează de la asiguraţi suma corespunzătoare coplăţii, astfel:
Pentru serviciile medicale acordate în regim de spitalizare continuă, în secţiile/compartimentele cu paturi din unităţile sanitare cu paturi organizate conform prevederilor legale în vigoare şi aflate în relaţii contractuale cu casele de asigurări de sănătate.
Pentru serviciile medicale spitaliceşti, acordate în regim de spitalizare continuă, prevăzute în pachetul de servicii medicale de bază. Excepţie fac serviciile medicale spitaliceşti acordate în secţiile/compartimentele de îngrijiri paliative, serviciile medicale spitaliceşti pentru internările obligatorii pentru bolnavii aflaţi sub incidenţa art. 109, art. 110 , art. 124 si art. 125 din Legea nr. nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările şi completările ulterioare şi cele dispuse prin ordonanţa procurorului pe timpul judecării sau urmăririi penale, serviciile medicale spitaliceşti pentru tratamentul persoanelor private de libertate pentru care instanţa de judecată a dispus executarea pedepsei într-un penitenciar-spital, serviciile medicale spitaliceşti pentru pacienții din penitenciare ale căror afecțiuni necesită monitorizare si reevaluare în cadrul penitenciarelor spital
precum şi serviciile medicale spitaliceşti de lungă durată – ani şi serviciile medicale spitaliceşti pentru care criteriul de internare este urgenţa medico – chirurgicală.
Pentru serviciile medicale spitaliceşti acordate în regim de spitalizare continuă, nivelul minim al coplăţii este de 5 lei iar nivelul maxim este de 10 lei. Valoare coplăţii este stabilită de fiecare unitate sanitară cu paturi pe bază de criterii proprii, cu avizul Consiliului de administraţie al unităţii sanitare respective.
Furnizorii de servicii medicale aflaţi în relaţii contractuale cu casele de asigurări de sănătate pentru serviciile medicale spitaliceşti contractate, încasează din partea asiguratului numai sumele reprezentând coplata și contravaloarea serviciilor hoteliere cu grad ridicat de confort.
Categoriile de asiguraţi scutite de coplată prevăzute la art. 225 din Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, fac dovada acestei calităţi cu documente eliberate de autorităţile competente că se încadrează în respectiva categorie, precum şi documente şi/sau după caz declaraţie pe proprie răspundere că îndeplineşte condiţiile privind realizarea sau nu a unor venituri, conform modelului prevăzut în anexa 23 D la ordin /
1.2.Documente utilizate:
1.2.1.Lista şi provenienţa documentelor
chitanţa – se întocmeşte de asistenta desemnată de asistenta şefă pentru încasarea coplăţii din cadrul fiecărei secţii
dispoziţie de încasare – întocmită de persoanele din cadrul serviciului financiar contabilitate pentru predarea încasărilor efectuate pe secţii la casierie.
1.2.2.Conţinutul şi rolul documentelor
CHITANTA
Serveste ca:
document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unitatii;
document justificativ de înregistrare în registrul de casă si în contabilitate.
Se întocmeste în doua exemplare, pentru fiecare sumă încasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate în registrul de casa.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
Continutul minimal al formularului:
denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de înregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul;
denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; numele si prenumele persoanei fizice care depune sume si ce reprezinta acestea sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de înregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul persoanei juridice;
suma in cifre si litere;
semnatura casierului.
DISPOZITIE DE PLATA/ÎNCASARE CATRE CASIERIE
Serveste ca:
dispozitie pentru casierie, în vederea achitarii în numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de încasat de catre titularul de avans în cazul justificarii unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
dispozitie pentru casierie, în vederea încasarii în numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
document justificativ de înregistrare în registrul de casa si în contabilitate, în cazul platilor în numerar efectuate fara alt document justificativ.
Se întocmeste în doua exemplare de catre compartimentul financiar-contabil:
în cazul utilizarii ca dispozitie de plata, când nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
în cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
în cazul utilizarii ca dispozitie de încasare, când nu exista alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de întocmire la compartimentul financiar-contabil.
Circula:
la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza în cazurile prevazute de lege;
la persoanele autorizate sa aprobe încasarea sau plata sumelor respective;
la casierie, pentru efectuarea operatiunii de încasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; în cazul platilor se semneaza si de catre persoana care a primit suma;
la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate (exemplarul 2);
la platitor (exemplarul 1).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul
denumirea unitatii;
denumire formular: plata/ încasare;
numarul si data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care încaseaza/restituie suma;
suma încasata/restituita (în cifre si în litere); scopul încasarii/platii;
semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;
date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;
casier; suma platita/încasata; data si semnatura.
Este absolut necesar ca fiecare document să fie completat corect de către persoanele desemnate şi să aibă aprobările necesare .
1.3. Resursele necesare
1.3.1. Resursele materiale necesare realizării procedurii operaţionale cuprind:
sistem de calcul cu imprimantă
program informatic de gestiune
hirtie xerox A4
cartuşe pentru listare
calculator de birou
dosare , pixuri, agrafe, lipici, capsator
sfoară, carioci, perforator, creioane, etc
1.3.2. Resursele umane necesare se referă la personal cu studii medii şi superioare.
1.3.3. Resursele financiare se referă la necesarul de fonduri băneşti care să asigure plăţile salariale cuvenite personalului.
1.4. Modul de lucru
1.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Pentru serviciile medicale spitaliceşti acordate în regim de spitalizare continuă
nivelul coplăţii este de 5 lei şi va fi încasată la externarea pacientului de către asistenta şefă care va elibera chitanţa şi va nota numărul acesteia în FOCG. Spitalul Judeţean Suceava a propus suma de 5 lei pentru coplată, acest nivel fiind aprobat de consiliul de administraţie al unităţii, precum şi de Consiliul Judeţean Suceava.
Dacă pacientul refuză să achite suma de 5 lei reprezentând coplata acesta va fi înştiinţat că va fi supus rigorilor legii. Se vor aplica reglementările în vigoare privind executarea silită.
stabilirea persoanelor care trebuie să achite coplata urmărindu-se criteriile menţionate mai sus. În acest sens persoanele scutite de achitarea coplăţii vor completa declaraţia conform anexei 23D din Normele Metodologice de aplicare a contractului cadru. Modelul declaraţiei este anexat la prezenta procedură.
încasarea sumei de 5 lei de la pacienţi în momentul externării prin eliberarea chitanţei. Numărul şi data chitanţei se va menţiona pe fişa de observaţie.
la sfârşitul zilei persoana care a efectuat încasările se prezintă la serviciul financiar pentru verificarea chitanţierului şi întocmirea dispoziţiei de încasare către casierie.
dispoziţia de încasare şi numerarul corespunzător se predă la casierie, unde casierul eliberează chitanţa privind numerarul încasat şi o înregistrază în registrul de casă.
registrul de casă se predă seviciului financiar contabilitate. Ec. Pohoaţă Maria contabilizează şi înregistrează toate operaţiunile efectuate.
evidenţa distinctă a sumelor reprezentând coplata pe fiecare secţie, sumele încasate constituie venituri proprii şi se utilizează ca atare.
La fel se procedează și pentru persoanele beneficiare de servicii de recuperare în ambulatoriul spitalului.
1.5.Difuzarea procedurilor operaționale
Dupa avizare si aprobare, exemplarul 0 al procedurii se va îndruma către SMC de unde se face difuzarea pe rețeaua de intranet a unității.
1.6.Arhivarea procedurilor
Procedurile operaționale se arhivează în cadrul SMC
1.7.Indicatori de monitorizare
Număr încasari coplata/perioadă.
2.Responsabilităţi si răspunderi în derularea activităţii
Personele implicate în efectuarea încasărilor răspund de :
Stabilirea corectă a persoanelor care trebuie să achite coplata
Completarea declaraţiei de către persoanele exceptate de la plata coplăţii
Eliberarea chitanţei pentru sumele încasate
Corectitudinea datelor înscrise în fişa de observaţie privind coplata,
Corectitudinea înregistrării în evidenţa contabilă,
Îndosarierea şi arhivarea documentelor în nota contabilă corespuzătoare.